Politique de confidentialité

Responsable de la protection des renseignements personnels.

Pour toute question, suggestion ou plainte concernant cette politique de confidentialité ou le site internet du Lab22, vous pouvez contacter la direction, responsable de la protection des renseignements personnels :

• Nom : Elysa Vaillancourt, directrice générale
• Courriel : elysa.vaillancourt@lab22.org
• Téléphone : 514 360-1304

Collecte des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont des renseignements qui permettent d’identifier une personne, notamment le nom, l’adresse de résidence, le numéro de téléphone, l’âge, le sexe, l’état civil, un numéro d’identification, les renseignements d’ordre financier (notamment les données relatives aux cartes de crédit), etc.

Nous collectons ces renseignements personnels lorsque vous interagissez sur notre site, cela inclut: 

• Les informations que vous fournissez volontairement (par ex.: formulaires d’inscription, abonnements à l’infolettre).
• Les informations techniques (par ex.: adresse IP, cookies).

Utilisation des renseignements personnels

Les informations collectées par le Lab22 sont utilisées pour entrer en contact, fournir des services et réaliser des actions promotionnelles, exclusivement dans le cadre des services proposés par l’organisation, notamment :

• Répondre aux demandes et questions;
• Gérer les inscriptions à nos événements;
• Envoyer des renseignements demandés ou susceptibles de vous intéresser;
• Améliorer notre site web et nos services via des analyses;

Infolettre : Si vous n’êtes pas abonné à nos infolettres, vous ne devriez recevoir aucune communication de notre part. Si vous souhaitez vous en désabonner, il suffit de cliquer sur le lien prévu à cet effet au bas de celle-ci.

Le Lab22 peut également recueillir des renseignements liés aux communications par courrier électronique, tels que la date et l’heure d’ouverture des courriels, le nombre de fois qu’ils ont été ouverts, le nombre de clics par article, et une compilation des statistiques connexes à des fins de gestion et d’amélioration des communications. Ces informations peuvent être combinées et conservées pour améliorer nos services.

Vous pourriez toutefois recevoir des communications de notre part dans les cas suivants :

• En tant que membre du Lab22, nous devons communiquer avec vous à propos des assemblées générales.
• Vous êtes inscrit ou inscrite  à un événement (webinaire, journée d’action, rencontre de travail) et nous devons communiquer avec vous pour l’organisation, le déroulement, la participation ou bien pour un sondage.
• Dans la section «boîte à idées» du site, tout contenu soumis à Lab22 sera considéré comme non confidentiel. En soumettant ces éléments, la personne visiteuse consent à ce que Lab22 utilise librement le contenu, sans restriction ni obligation de compensation.

Consentement et gestion des données

Le consentement explicite est requis avant toute collecte ou utilisation de renseignements personnels. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en communiquant avec nous, mais cela pourrait limiter l’accès à certains services.

Dans le cadre de nos initiatives dédiées à la jeunesse, des informations personnelles de mineurs de moins de 14 ans peuvent être collectées. Toutefois, si un mineur de moins de 14 ans souhaite fournir des informations personnelles, l’accord préalable d’un parent ou d’un tuteur légal est requis

Partage et divulgation des renseignements personnels

Le Lab22 s’engage à ne divulguer ni vendre à des tiers aucune information concernant un utilisateur, sauf en cas d’obligation légale ou avec son consentement préalable.

Définition des cookies

Les cookies sont de petits fichiers textes utilisés pour stocker des informations sur votre appareil lorsque vous visitez un site web. Ils aident à faire fonctionner le site correctement, à le rendre plus sécurisé, à offrir une meilleure expérience utilisateur, à comprendre les performances du site et à analyser ce qui doit être amélioré.

Comment utilisons-nous les cookies ?

Sur son site Internet, le Lab22 peut utiliser des témoins afin de recueillir de l’information comme le type de navigateur, le système d’exploitation, la date et la durée de la visite et les pages consultées.

Comme la plupart des services en ligne, notre site web utilise des cookies propriétaires et tiers pour plusieurs fins :

• Cookies propriétaires : Ils sont principalement nécessaires au bon fonctionnement du site web et ne collectent aucune donnée personnelle identifiable.
• Cookies tiers : Ils servent à comprendre les performances du site web, à analyser votre interaction avec le site, à renforcer la sécurité de nos services, à fournir des publicités pertinentes et à améliorer l’expérience utilisateur.

En tout temps, le Lab22 traitera de manière sécurisée et confidentielle toute l’information collectée sur son site. Il est possible de gérer les témoins via la bannière de consentement, où vous pouvez personnaliser les témoins. Toutefois, la désactivation ou la suppression des témoins peut avoir un impact sur certaines fonctionnalités du site web.

Type de cookies que nous utilisons

• Nécessaire: Ces cookies sont cruciaux pour les fonctions de base du site web, ces cookies ne stockent aucune donnée personnelle identifiable.
• Fonctionnel: Ces cookies permettent des fonctionnalités telles que le partage sur les réseaux sociaux et la collecte de commentaires.
• Analytique: Ces cookies nous aident à comprendre comment les internautes  interagissent avec le site, fournissant des données sur le nombre de visites, le taux de rebond, la source de trafic, etc.
• Publicité: Ces cookies fournissent des publicités personnalisées et analysent l’efficacité des campagnes publicitaires.
• Non classé: Les cookies non classés sont en cours d’analyse pour être catégorisés.

Gérer les préférences en matière de cookies

Vous pouvez modifier vos préférences en matière de cookies à tout moment en cliquant sur le bouton de gestion des cookies sur notre site internet situé en haut de la bannière. Cela vous permettra de revoir la bannière de consentement et de modifier vos préférences ou retirer votre consentement immédiatement.

De plus, vous pouvez bloquer ou supprimer les cookies via les paramètres de votre navigateur. Voici quelques liens d’assistance pour gérer les cookies sur les principaux navigateurs web :

• Chrome
• Safari
• Firefox
• Microsoft Edge

Si vous utilisez un autre navigateur, veuillez consulter les documents d’assistance officiels de votre navigateur.

Le Lab22 peut faire appel à des fournisseurs tiers pour l’hébergement du site internet, l’analyse des données de trafic, ou l’envoi de communications électroniques (Google Analytics, Cyberimpact). Ces fournisseurs respectent des normes de sécurité strictes pour la protection des renseignements personnels, que vous pouvez consulter sur leurs sites. 

Nous prenons des mesures de sécurité rigoureuses pour protéger vos données personnelles contre tout accès non autorisé, perte ou divulgation. Nos mesures incluent :

• Cryptage des données sensibles.
• Limitation de l’accès aux informations personnelles.
• Sauvegardes régulières.

Les renseignements personnels sont conservés aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels ils ont été collectés. Nous procédons à la destruction suivant des procédures strictes et détaillées avec un calendrier annuel.  À la fin de la durée de conservation ou lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires pour réaliser les objectifs pour lesquels ils ont été collectés, le Lab22 s’assurera : 

• de les détruire de manière sécurisée et définitive;
• de les anonymiser (c’est-à-dire qu’ils ne permettent plus, de façon irréversible, d’identifier la personne et qu’il ne soit plus possible d’établir un lien entre la personne et les renseignements personnels) pour les utiliser à des fins sérieuses et légitimes.

Le Lab22 s’engage à utiliser les bonnes méthodes pour détruire les données ou de les anonymiser de la façon la plus efficace possible: 

• Données papiers: destruction à la déchiqueteuse.
• Documents numériques réutilisables: formatage, réécriture et déchiquetage numérique.
• Documents non réutilisables: destruction physique des  cartes, clés USB, disques durs.

Une revue annuelle sera effectuée par la direction pour identifier les données qui ont atteint leur durée de conservation et programmer leur destruction. Des informations supplémentaires sont disponibles via la procédure de destruction des données confidentielles. 

Pour votre information, les données sont conservées pendant une période variable: 

• Les données marketing sont conservées jusqu’à deux (2) ans après la dernière activité ou lorsque le consentement est révoqué.
• Les données des écoles sont conservées jusqu’à cinq (5) ans après la dernière interaction avec le Lab22.
• Les données financières sont conservées jusqu’à sept (7) ans pour des fins comptables. 

Demande d’accès à l’information

Conformément à la Loi 25, vous avez le droit de :

• demander un accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.
• demander la correction ou la suppression de ces renseignements. Pour exercer ces droits, veuillez contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels.

Dépôt de plainte auprès du Lab22 

S’il s’avère que les renseignements confidentiels d’une personne ont été utilisés de façon contraire à une disposition de cette politique, cette personne peut déposer une plainte auprès de la direction du Lab22.

Conformément à la loi, toute personne à qui l’accès ou la rectification de ses renseignements confidentiels a été refusé peut déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information (CAI) afin que celle-ci examine le désaccord, et ce, dans les 30 jours suivant le refus de sa demande ou l’expiration du délai imparti pour y répondre.

Gestion des incidents

Un incident de confidentialité correspond à tout accès, utilisation ou communication non autorisées par la loi d’un renseignement personnel, de même qu’à la perte d’un renseignement personnel ou à toute autre atteinte à sa protection.

Lorsqu’une personne constate un incident de confidentialité, elle doit informer avec diligence la direction afin qu’il soit inscrit au registre des incidents. La personne doit pour ce faire, remplir un formulaire de signalement et l’acheminer ensuite à la direction. Le Lab22 s’engage en cas d’incident de confidentialité à l’inscrire dans son registre d’incident. Si l’incident présente un risque sérieux de préjudice, le Lab22 avisera toute personne dont les renseignements personnels ont été compromis ainsi que la Commission d’accès à l’information du Québec.

La présente politique peut être revue et mise à jour périodiquement afin de demeurer conforme aux évolutions législatives, notamment à la Loi 25, et pour s’adapter aux nouvelles pratiques de gestion des données au sein du Lab22. Toute modification sera communiquée aux membres de l’organisation pour assurer leur compréhension et leur engagement continu envers la confidentialité des renseignements personnels.

Dernière mise à jour: 4 février 2025